Πολιτική διαχείρισης αναφορών – Όμιλος Newphone

ΟΜΙΛΟΣ NEWSPHONE

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ ΠΑΡΑΒΙΑΣΕΩΝ

(WHISTLEBLOWING POLICY)

(Ν 4990/2022, Οδηγία 2019/1937)

 ΦΕΒΡΟΥΑΡΙΟΣ 2024

1. Εισαγωγή

Ο όμιλος εταιριών NEWSPHONE εφαρμόζει την ελληνική (Ν 4990/2022) και ευρωπαϊκή νομοθεσία (Οδηγία 2019/1937) για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν παραβιάσεις του ευρωπαϊκού ενωσιακού δικαίου σε τομείς όπως οι δημόσιες συμβάσεις, η ασφάλεια προϊόντων, η προστασία καταναλωτών, του περιβάλλοντος,  οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, η ασφάλεια δικτύων και πληροφοριών, η προστασία του ανταγωνισμού και των προσωπικών δεδομένων, η φορολογία εταιριών κ.λπ).

Ενδεικτικές πράξεις που ενδέχεται να εμπίπτουν στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής είναι αδικήματα όπως απάτη, κλοπή, υπεξαίρεση, δωροδοκία, διαφθορά, κατάχρηση εξουσίας, σύγκρουση συμφερόντων, παραβίαση εμπιστευτικότητας και προσωπικών δεδομένων, παραβίαση όρων παροχής υπηρεσιών σε βάρος των καταναλωτών, νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες, παραβίαση νομοθεσίας για τον ανταγωνισμό, παρατυπίες σε θέματα λογιστικής απεικόνισης οικονομικών στοιχείων, παραβίαση σε θέματα ασφάλειας  και υγείας, περιβαλλοντικής νομοθεσίας  κ.λπ.

Δεν εμπίπτουν στην παρούσα Πολιτική αναφορές που αφορούν παραβιάσεις της εθνικής νομοθεσίας, όπως εργατικές αξιώσεις, δυσμενείς διακρίσεις, μισθολογικές διαφορές, πειθαρχικά ζητήματα, παρενόχληση στο χώρο εργασίας κ.λπ.

  1. Πεδίο εφαρμογής

Στο πλαίσιο αυτό, η NEWSPHONE υιοθετεί την Πολιτική Αναφορών Παραβιάσεων (εφεξής «Πολιτική Whistleblowing»), η οποία είναι κοινή για τις παρακάτω εταιρίες του ομίλου:

  • NEWSPHONE HELLAS SA
  • CALL CENTER ΕΛΛΑΣ ΑΕ
  • ΑΚΕΠ Α.Ε.

3. Σκοπός

Η παρούσα Πολιτική του ομίλου NEWSPHONE σχετικά με την διαχείριση αναφορών  παραβιάσεων, επώνυμων και ανώνυμων, στοχεύει να δημιουργήσει ένα εσωτερικό δίαυλο ασφαλούς και έγκαιρου εντοπισμού παρατυπιών, παραλείψεων ή αξιόποινων πράξεων από μέλη του ΔΣ των εταιριών, εργαζομένους, προμηθευτές μας ή τρίτους που διαθέτουν πληροφορίες για έκνομες ενέργειες, που σχετίζονται με τις εργασίες και την εν γένει εμπορική μας δραστηριότητα, στους τομείς της ναυτιλίας, της επαγγελματικής προβολής, των ηλεκτρονικών επικοινωνιών και της παροχής υπηρεσιών πληροφόρησης προστιθέμενης αξίας.

Ενθαρρύνουμε τα στελέχη μας, τους εργαζομένους μας, με οποιοδήποτε νομικό καθεστώς, τους συνεργάτες, προμηθευτές μας, μετόχους και πρόσωπα εργαζόμενα υπό τη εποπτεία αναδόχων υπεργολάβων και προμηθευτών μας  και τρίτους να καταγγέλλουν άμεσα και ανώνυμα, περιπτώσεις παραβάσεων της ευρωπαϊκής ενωσιακής νομοθεσίας, ώστε να προβαίνουμε εκάστοτε στις αναγκαίες διορθωτικές κινήσεις.

Υιοθετούμε ένα τρόπο εσωτερικού χειρισμού αναφορών για παράνομες ενέργειες, οι οποίες πλήττουν το κύρος και τη φήμη μας στην αγορά και την κοινωνία, υπό συνθήκες προστασίας της ανωνυμίας και της αρχής της εμπιστευτικότητας των στοιχείων των αναφερόντων ατόμων που υποβάλλουν τέτοιες αναφορές.

4. Μηχανισμός υποβολής και περιεχόμενο αναφορών

Kάθε πρόσωπο το οποίο γνωρίζει είτε σημαντικές παρατυπίες και παραλείψεις ή άλλες παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου από τις εταιρείες του Ομίλου, στελέχη, εργαζόμενους, προμηθευτές αυτών, πρέπει να τις γνωστοποιήσει, προφορικά ή εγγράφως, επώνυμα η ανώνυμα, στο αρμόδιο πρόσωπο που έχουμε ορίσει (Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών και συντομογραφικά Υ.Π.Π.Α), προκειμένου να ληφθούν εσωτερικά τα απαιτούμενα νόμιμα μέτρα.

Kάθε αναφορά πρέπει να περιλαμβάνει συνοπτικά τον λόγο υποβολής της, τις πράξεις που θεμελιώνουν περιστατικό άξιο αναφοράς με συγκεκριμένες πληροφορίες για ονόματα, τόπο και χρόνο τέλεσης καθώς και, τεκμηρίωση με σχετικά έγγραφα ή άλλα αρχεία. Δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλαμβάνονται αποδεικτικά στοιχεία αλλά κάθε σχετική πληροφορία η οποία θα διευκολύνει την αξιολόγηση και διερεύνηση της αναφοράς θα συνεκτιμηθεί.

5. Δίαυλοι υποβολής αναφορών

Οι αναφορές υποβάλλονται, κατ’ επιλογή του αναφέροντα :

α) είτε μέσω «εσωτερικών» διαύλων επικοινωνίας  προς τον αρμόδιο εξουσιοδοτημένο Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α) κάθε εταιρίας είτε

β) είτε μέσω «εξωτερικών» διαύλων επικοινωνίας προς την αρμόδια Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ), εφόσον η αναφορά δεν διερευνηθεί εσωτερικά σε εύλογο χρόνο από την υποβολή της

Δεν προβλέπεται αμοιβή ή υπόσχεση καταβολής εκ μέρους του ομίλου ΝEWSPHONE  οποιουδήποτε ανταλλάγματος για τον αναφέροντα, δεδομένου ότι το Σύστημα Υποβολής Αναφορών εξυπηρετεί την ανάγκη περιφρούρησης της φήμης, της ηθικής και της αξιοπιστίας της Εταιρίας, των διοικούντων, των μετόχων και των πελατών της, από παράτυπες ενέργειες μελών του ΔΣ, στελεχών, του προσωπικού της, προμηθευτών ή συνεργατών της.

  1. Αρχές διαχείρισης αναφορών

Η διαχείριση των αναφορών από τον Υ.Π.Π.Α βασίζεται στις ακόλουθες γενικές αρχές:

α) εμπιστευτικότητα: μη κοινοποίηση στοιχείων ταυτότητας αναφέροντος και των προσώπων που κατονομάζονται ή υποδεικνύονται στην αναφορά, πλην των περιπτώσεων που υπάρχει εκ του νόμου σχετική υποχρέωση, όπως επί αυτεπαγγέλτως διωκομένων εγκλημάτων

β) δέουσα επιμέλεια: η έρευνα θα εκτελείται με επαγγελματικότητα, τεκμηριώνοντας κατά το δυνατόν όλα τα ευρήματα και αποδεικτικά στοιχεία,

γ) ακεραιότητα: η έρευνα εκτελείται με αντικειμενικότητα, και χωρίς συμπεριφορές που ενδέχεται να δημιουργήσουν υπόνοιες επηρεασμού τους.

7. Αρμοδιότητες Υ.Π.Π.Α

Σε κάθε εταιρία του ομίλου έχουμε διορίσει ένα Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α), με τις εξής αρμοδιότητες:

α) ενημέρωση και εκπαίδευση προσωπικού σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός του φορέα

β) παραλαβή αναφορών σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ενωσιακού δικαίου

γ) βεβαίωση παραλαβής αναφοράς στον αναφέροντα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,

δ) παρακολούθηση, επικοινωνία με τον αναφέροντα και διαβίβαση αναφοράς προς τα αρμόδια όργανα της εταιρίας ή τους κατά περίπτωση εθνικούς ή ευρωπαϊκούς φορείς

ε) ολοκλήρωση διερεύνησης εντός τριμήνου από την υποβολή της

στ) αρχειοθέτηση αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη, καταχρηστική ή χωρίς επαρκείς ενδείξεις ή εκτός πεδίου παραβίασης του ενωσιακού δικαίου με κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα, ο οποίος έχει δικαίωμα επανυποβολής της στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ) ως εξωτερικό δίαυλο αναφοράς.

  1. Υποβολή Αναφοράς παραβιάσεων στον Υ.Π.Π.Α

Εφόσον επιθυμείτε να αναφέρετε παραβιάσεις της νομοθεσίας αποκλειστικά και μόνο στους παραπάνω τομείς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από όλους τους εσωτερικά εναλλακτικούς τρόπους υποβολής αναφορών, ήτοι

α) προφορικά  μέσω δια ζώσης συνάντησης με τον οικείο Υ.Π.Π.Α,

β) εγγράφως σε χαρτί στη διεύθυνση  της οικείας εταιρίας:  Λεωφόρος Θησέως αρ. 280, 17675, Καλλιθέα Αττικής, για Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α) της εταιρίας  NEWSPHONE HELLAS SA, είτε CALL CENTER ΕΛΛΑΣ ΑΕ, είτε ΑΚΕΠ Α.Ε. (σημειώνετε ποια εταιρεία αφορά)  με την ένδειξη «Εμπιστευτικό»

γ) με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο,   στην αντίστοιχη εταιρεία,   ως εξής :

για την εταιρεία NEWSPHONE HELLAS SA :    yppanewsphone@newsphone.gr

για την εταιρεία CALL CENTER ΕΛΛΑΣ ΑΕ:   yppacallcenter@callcenter.gr

για την εταιρεία ΑΚΕΠ Α.Ε. :    yppaakep@akep.gr

δ) μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας υποβολής αναφορών https://whistleblowing.newsphone.gr, η οποία λειτουργεί στο διαδικτυακό τόπο της NEWSPHONE, που θα σας κατευθύνει προς την εταιρία που αφορά η αναφορά, είναι δε προσβάσιμη και σε ΑμεΑ. 

9.Αναφορές εκτός τυποποιημένων διαύλων επικοινωνίας

Αναφορά παραβίασης που ανήκει στις αρμοδιότητες τoυ Y.Π.Π.Α αλλά τυχόν υποβληθεί σε οποιοδήποτε στέλεχος του Ομίλου ή με οποιοδήποτε άλλο μέσο,  πέραν των ανωτέρω αναφερομένων, πρέπει να προωθηθεί άμεσα στον αρμόδιο Υ.Π.Π.Α με μέριμνα του παραλήπτη.

  1. Διαχείριση Αναφορών

Με τη λήψη μιας αναφοράς, επώνυμης ή ανώνυμης, εφόσον υποβληθεί μέσω της ειδικής ηλεκτρονικής πλατφόρμας https://whistleblowing.newsphone.gr, η πλατφόρμα επιβεβαιώνει αυτόματα την λήψη της στον αποστολέα, εφόσον παρέχονται στοιχεία επικοινωνίας.

Το ίδιο ισχύει, κατά τα προαναφερόμενα, και για τον Υ.Π.Π.Α ο οποίος έχει υποχρέωση αποστολής βεβαίωσης παραλαβής της στον αναφέροντα εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής της

Ο Υ.Π.Π.Α κάθε εταιρίας του ομίλου αξιολογεί τη φύση κάθε καταγγελίας έχοντας την δυνατότητα να αποφασίσει να τη διερευνήσει περαιτέρω, να ζητήσει εξωτερική συνδρομή ή να την αρχειοθετήσει είναι καταφανώς αβάσιμη.

11.Ενημέρωση στοιχείων αναφερόντων, αναφερομένων και λοιπών προσώπων

Δεδομένα προσωπικού Χαρακτήρα  και εμπιστευτικές πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση αναφέροντος προσώπου δεν αποκαλύπτονται  σε οποιονδήποτε τρίτο πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, ή να παρακολουθούν τις αναφορές, εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο αναφέρων.

Η ταυτότητα του αναφέροντος μπορεί να αποκαλύπτεται μόνο στις περιπτώσεις που απαιτείται από το ενωσιακό ή το εθνικό δίκαιο στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών και εφόσον αυτή είναι αναγκαία ή για την διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου, αφού προηγηθεί έγγραφη ενημέρωση του αναφέροντος σχετικά με τους λόγους αποκάλυψης της ταυτότητάς του και λοιπών εμπιστευτικών στοιχείων. Μετά την ενημέρωση, ο αναφέρων δικαιούται να υποβάλει εγγράφως παρατηρήσεις ή αντιρρήσεις και αν οι λόγοι δεν κριθούν επαρκείς, τότε δεν εμποδίζεται η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος.

Οι αναφερόμενοι και τρίτα πρόσωπα που κατονομάζονται στην αναφορά κατά κανόνα δεν ενημερώνονται για το περιεχόμενο της αναφοράς, κατά παρέκκλιση του ΓΚΠΔ 2016/679 και του Ν 4624/2019, τηρώντας τους όρους και τους περιορισμούς του άρθρου 15 παρ. 5, 6 και 7 Ν 4990/2022 για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται και εφόσον κριθεί αναγκαίο ώστε να μη θίγεται η μυστικότητα των ερευνών και να μην  παρακωλύονται οι έρευνες μέσω αποκάλυψης της πηγής των δεδομένων, και της ταυτότητας των ατόμων που συμμετέχουν στην επεξεργασία και την αξιολόγησή της.

Ομοίως με τους παραπάνω κανόνες προστατεύεται και η ταυτότητα των αναφερομένων προσώπων καθ` όλη τη διάρκεια ερευνών που κινήθηκαν από την αναφορά ή τη δημόσια αποκάλυψη.

Η υποβολή καταφανώς κακόβουλων και προσχηματικών αναφορών δεν προστατεύεται σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική και τιμωρείται σύμφωνα με την σχετική νομοθεσία.

12.Αποκλίσεις από την Υποχρέωση Ενημέρωσης

Πέραν των ανωτέρω, η παροχή ενημέρωσης και πρόσβασης θα εξετάζεται από τον Υ.Π.Π.Α κατά περίπτωση καθώς ενδέχεται να προκύψουν περιπτώσεις, όπου η ως άνω ενημέρωση μπορεί, ενδεικτικά:

α) να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και να παρεμποδίσει την αξιολόγηση της αναφοράς καθώς και την συλλογή πληροφοριών και στοιχείων που απαιτούνται,

β) να οδηγήσει άμεσα ή έμμεσα σε ταυτοποίηση των αναφερόντων,

γ) να οδηγήσει σε αποκάλυψη απορρήτων ή εμπιστευτικών εταιρικών πληροφοριών,

δ) να παρεμποδίσει την θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων της εταιρίας ή/και την τυχόν ποινική διαδικασία κατά των εμπλεκομένων.

Κάθε περίπτωση κρίνεται ξεχωριστά και οι λόγοι της καθυστέρησης ενημέρωσης-πρόσβασης αποτυπώνονται εγγράφως. Η φύση των πληροφοριών και οι κίνδυνοι που σχετίζονται με την αποκάλυψή τους θα λαμβάνονται σε όλες τις περιπτώσεις υπόψη. Σε τυχόν περίπτωση ικανοποίησης ορισμένου αιτήματος, κατ’ αρχήν τα προσωπικά δεδομένα τρίτων μερών θα διαγράφονται από τα σχετικά έγγραφα.

  1. 13. Προσωπικά Δεδομένα

Για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που εμπεριέχονται στις ως άνω αναφορές κάθε εταιρία του ομίλου NEWSPHONE ενεργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, ισχύουν δε οι διατάξεις του ΓΚΠΔ 2016/679 και  του Ν 4624/2019, όπως τροποποιήθηκε με το Ν 5002/2022.

Κατά την εφαρμογή της Πολιτικής, η εταιρία οφείλει να διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τη νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα, την νομότυπη άσκηση των δικαιωμάτων όλων των εμπλεκομένων προσώπων και την εν γένει εμπιστευτικότητα της διαδικασίας.

Σε κάθε στάδιο της διαδικασίας και στο βαθμό που στις αναφορές εμπεριέχονται προσωπικά δεδομένα του αναφέροντος, του αναφερόμενου και τρίτων, είναι κρίσιμο να ζητείται η γνώμη του Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων του Ομίλου (DPO) για τη σύννομη διαχείριση των αναφορών.

14. Τήρηση Αρχείου

Ο Υ.Π.Π.Α. τηρεί ειδικό αρχείο όλων των αναφορών, ως ακολούθως:

  • Αν η αναφορά κριθεί απαράδεκτη, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται από την αναφορά εντός τριών (3) μηνών από τη θέση της στο αρχείο.
  • Αν η αναφερόμενη κατάσταση ακολουθήσει τη νομική οδό, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται με την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης επί αυτής.
  • Αν από την αναφορά προκύψουν τεκμηριωμένα ευρήματα εις βάρος κάποιου υπαλλήλου ή μέλους Διοικητικού Συμβουλίου εταιρίας του Ομίλου, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται καθ’ όλη τη διάρκεια απασχόλησής του από εταιρίες του Ομίλου και διαγράφονται πέντε (5) έτη μετά την με οποιονδήποτε τρόπο λήξη της συνεργασίας και σε κάθε περίπτωση μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερόμενου,  όποιο είναι τελευταίο .
  • Αν από την αναφορά προκύψουν τεκμηριωμένα ευρήματα εις βάρος κάποιου εξωτερικού συνεργάτη ή προμηθευτή εταιρίας του Ομίλου, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεργασίας του με εταιρίες του Ομίλου και διαγράφονται πέντε (5) έτη μετά την με οποιονδήποτε τρόπο λήξη της συνεργασίας και σε κάθε περίπτωση μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερόμενου,  όποιο είναι τελευταίο.

15. Εφαρμογή, Παρακολούθηση και Τροποποίηση της Πολιτικής

Η κάθε εταιρεία είναι ιδιοκτήτης αυτού του εγγράφου και είναι υπεύθυνη για την αναθεώρηση της εν λόγω Πολιτικής.

Η παρούσα αναθεωρείται τακτικά όποτε το επιβάλλουν οι περιστάσεις και οι αλλαγές του νομοθετικού πλαισίου.

Ημερομηνία Υιοθέτησης : 20.2. 2024

    Etiam magna arcu, ullamcorper ut pulvinar et, ornare sit amet ligula. Aliquam vitae bibendum lorem. Cras id dui lectus. Pellentesque nec felis tristique urna lacinia sollicitudin ac ac ex. Maecenas mattis faucibus condimentum. Curabitur imperdiet felis at est posuere bibendum. Sed quis nulla tellus.

    ADDRESS

    63739 street lorem ipsum City, Country

    PHONE

    +12 (0) 345 678 9

    EMAIL

    info@company.com